A CEORT — Centro Especializado de Ortopedia e Traumatologia S.S., inscrita no CNPJ sob o nº 00.928.352/0001-01, com sede na Rua Eliseu Guilherme, 708 — Jardim Sumaré, Ribeirão Preto/SP, CEP 14.025-020, respeita a privacidade de pacientes, responsáveis, acompanhantes, usuários do site e demais pessoas com quem se relaciona.
Esta Política explica, de maneira clara, como a CEORT coleta, utiliza, armazena, compartilha e protege dados pessoais, inclusive dados pessoais sensíveis relacionados à saúde, em conformidade com a Lei nº 13.709/2018 — Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), com as normas profissionais aplicáveis aos serviços de saúde e com a regulamentação da Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).
1. Quem é o controlador dos dados
A CEORT — Centro Especializado de Ortopedia e Traumatologia S.S. é a controladora dos dados pessoais tratados no âmbito de suas atividades institucionais e assistenciais, pois é responsável pelas principais decisões sobre as finalidades e os meios desse tratamento.
Dados do controlador:
- CNPJ: 00.928.352/0001-01;
- endereço: Rua Eliseu Guilherme, 708 — Jardim Sumaré, Ribeirão Preto/SP, CEP 14.025-020;
- telefone: (16) 3234-3281;
- e-mail: contato@clinicaceort.com.br.
Os médicos e demais profissionais que atuam na clínica também observam suas obrigações legais, éticas e profissionais, especialmente o dever de sigilo.
2. A quem esta Política se aplica
Esta Política aplica-se aos dados pessoais tratados pela CEORT relacionados a:
- pacientes e potenciais pacientes;
- crianças e adolescentes atendidos e seus pais ou responsáveis;
- acompanhantes e representantes legais;
- usuários do site e dos canais digitais da clínica;
- pessoas que entram em contato para solicitar informações, agendar atendimento ou exercer direitos relacionados à privacidade.
As relações trabalhistas, médicas, societárias e comerciais que possuam avisos específicos poderão ser reguladas por documentos próprios e complementares.
3. Quais dados pessoais podemos tratar
Os dados tratados variam conforme a relação da pessoa com a CEORT e os serviços utilizados.
3.1. Dados de identificação e contato
Podemos tratar nome, data de nascimento, documento de identificação, CPF, endereço, telefone, WhatsApp, e-mail, nome do responsável legal e demais dados necessários à identificação e ao contato.
3.2. Dados de agendamento e atendimento
Podemos tratar informações como profissional escolhido, especialidade, data, horário, unidade, tipo de atendimento, comparecimento, encaminhamento e registros de comunicações relacionadas ao atendimento.
3.3. Dados de convênio, faturamento e pagamento
Podemos tratar número da carteirinha, operadora e plano de saúde, autorizações, guias, informações de cobrança, notas fiscais e outros dados necessários à prestação e ao faturamento dos serviços.
3.4. Dados pessoais sensíveis relacionados à saúde
No contexto assistencial, podemos tratar sintomas, antecedentes, hipóteses diagnósticas, diagnósticos, prescrições, tratamentos, evolução clínica, exames, imagens, laudos, procedimentos e demais informações integrantes do prontuário.
Esses dados recebem proteção reforçada e são tratados sob sigilo profissional, com acesso limitado às pessoas autorizadas e conforme a necessidade de suas funções.
Os prontuários e seus dados clínicos são armazenados em ambiente local sob controle da CEORT. O conteúdo clínico do prontuário não é armazenado nem processado por Google, Meta ou WhatsApp.
3.5. Dados de crianças e adolescentes
Quando o paciente for criança ou adolescente, poderemos tratar seus dados e os dados de seus pais ou responsáveis, observando o melhor interesse do paciente, a legislação aplicável e as regras descritas nesta Política.
3.6. Pesquisa de satisfação
Quando houver convite para pesquisa de satisfação, poderemos tratar as respostas fornecidas voluntariamente. A participação é facultativa e a recusa não produz qualquer prejuízo ao atendimento.
Sempre que possível, a pesquisa será estruturada para reduzir a identificação do participante e evitar a coleta de informações clínicas desnecessárias.
3.7. Dados de navegação no site
O site poderá tratar informações técnicas necessárias ao seu funcionamento e à segurança da navegação, como endereço IP, data e horário de acesso, tipo de dispositivo e registros técnicos.
O uso de cookies e tecnologias semelhantes é explicado na seção 12 desta Política.
4. Como os dados são obtidos
Os dados podem ser obtidos:
- diretamente do paciente, responsável ou representante legal;
- por telefone, WhatsApp, e-mail, formulários ou atendimento presencial;
- por profissionais de saúde durante o atendimento;
- por operadoras de planos de saúde, laboratórios, hospitais ou outros prestadores envolvidos na assistência, quando necessário e permitido;
- por sistemas de agendamento, prontuário, faturamento e demais fornecedores contratados;
- automaticamente durante o uso do site, nos limites descritos nesta Política.
Solicitamos que não sejam enviados dados clínicos, exames ou documentos por canais que não tenham sido indicados pela CEORT para essa finalidade.
5. Para quais finalidades e com quais bases legais tratamos os dados
A CEORT trata dados pessoais somente para finalidades legítimas, específicas e compatíveis com suas atividades.
5.1. Dados pessoais comuns
Os dados pessoais não sensíveis podem ser tratados para:
- identificar o paciente e realizar agendamentos;
- confirmar consultas e procedimentos;
- prestar os serviços solicitados e executar procedimentos preliminares relacionados ao atendimento;
- realizar cobranças, faturamento e relacionamento com operadoras de planos de saúde;
- cumprir obrigações legais e regulatórias;
- exercer direitos em processos judiciais, administrativos ou arbitrais;
- prevenir fraudes e proteger pacientes, profissionais, sistemas e instalações;
- realizar comunicações administrativas e operacionais;
- melhorar processos e a qualidade do atendimento, quando houver interesse legítimo devidamente avaliado, observadas a necessidade, as expectativas do titular e as salvaguardas aplicáveis.
Conforme a operação, essas atividades podem ser fundamentadas na execução de contrato ou de procedimentos preliminares, no cumprimento de obrigação legal ou regulatória, no exercício regular de direitos, na proteção da vida, no legítimo interesse ou em outra hipótese prevista na LGPD.
5.2. Dados pessoais sensíveis relacionados à saúde
Os dados de saúde são tratados quando indispensáveis para:
- realizar atendimento, avaliação, diagnóstico, tratamento, acompanhamento e outros procedimentos de assistência à saúde;
- registrar e manter o prontuário;
- cumprir obrigações legais, regulatórias, éticas e profissionais;
- proteger a vida ou a integridade física do paciente ou de terceiro;
- exercer regularmente direitos, inclusive em contratos e processos judiciais, administrativos ou arbitrais;
- realizar transações administrativas e financeiras decorrentes da prestação dos serviços de saúde, nos limites permitidos pela legislação.
Essas operações são fundamentadas, conforme o caso, na tutela da saúde, no cumprimento de obrigação legal ou regulatória, na proteção da vida ou da integridade física e no exercício regular de direitos, nos termos do art. 11 da LGPD.
A CEORT não utiliza o legítimo interesse como base legal para tratar dados pessoais sensíveis.
5.3. Consentimento
O consentimento será solicitado quando essa for a hipótese legal adequada. Quando envolver dados sensíveis, será apresentado de forma específica, destacada e relacionado a finalidades determinadas.
O consentimento poderá ser revogado a qualquer momento pelos canais indicados nesta Política, sem afetar os tratamentos realizados anteriormente de maneira legítima. A revogação não impede a conservação ou o uso dos dados quando existir outra base legal aplicável, incluindo obrigações de guarda e manutenção do prontuário.
6. Comunicações por telefone e WhatsApp
A CEORT pode utilizar telefone e WhatsApp para comunicações relacionadas ao atendimento, como:
- responder a solicitações iniciadas pelo paciente ou responsável;
- confirmar ou alterar consultas e procedimentos;
- enviar lembretes e orientações administrativas;
- informar documentos necessários ao atendimento;
- encaminhar convite facultativo para pesquisa de satisfação.
As mensagens são enviadas pelo número oficial informado nos canais da CEORT. Para reduzir riscos à privacidade, procuramos limitar o conteúdo das mensagens ao mínimo necessário.
O WhatsApp é um serviço fornecido pela Meta e possui termos e práticas de privacidade próprios. O paciente pode solicitar que comunicações não essenciais, como convites para pesquisas, sejam interrompidas, sem prejuízo ao atendimento.
As comunicações por WhatsApp são limitadas a dados administrativos mínimos, como primeiro nome, profissional, data e horário do atendimento. A CEORT não utiliza o WhatsApp para armazenar o prontuário e não envia à Meta o conteúdo clínico mantido no prontuário local.
Pacientes e responsáveis não devem enviar espontaneamente diagnósticos, exames, fotografias, laudos ou outros documentos clínicos pelo WhatsApp. Quando houver necessidade assistencial de receber algum documento, a equipe indicará o canal e o procedimento apropriados.
7. Pesquisa de satisfação
A participação em pesquisas de satisfação é voluntária e não interfere na prestação dos serviços.
Quando a pesquisa puder identificar o participante ou revelar sua condição de paciente, a CEORT adotará a hipótese legal apropriada, limitará a coleta ao necessário e informará previamente a finalidade. Quando aplicável, será solicitado consentimento específico.
As pesquisas não devem solicitar diagnósticos, exames ou descrições clínicas, salvo se houver finalidade legítima claramente informada e fundamento legal específico.
Quando a pesquisa utilizar uma ferramenta de terceiro, como o Google Forms, serão encaminhadas à ferramenta apenas as respostas da pesquisa e os dados mínimos necessários à sua realização. Prontuários, exames e demais registros clínicos armazenados localmente pela CEORT não são enviados ao Google.
A CEORT avaliará as configurações de privacidade da ferramenta, o local de armazenamento, os compartilhamentos envolvidos e as salvaguardas contratuais aplicáveis.
8. Com quem os dados podem ser compartilhados
A CEORT não vende dados pessoais.
Os dados podem ser compartilhados, no limite necessário para cada finalidade, com:
- médicos, profissionais de saúde e integrantes autorizados da equipe assistencial e administrativa;
- operadoras de planos de saúde, para elegibilidade, autorização, auditoria e faturamento;
- laboratórios, hospitais, serviços de diagnóstico e outros prestadores envolvidos na assistência, quando necessário;
- fornecedores de agenda, faturamento, suporte, comunicação e segurança da informação, conforme o serviço efetivamente prestado e o acesso autorizado;
- Meta, quando for utilizada a Plataforma WhatsApp Business, exclusivamente para comunicações administrativas e operacionais com os dados mínimos necessários;
- Google, quando forem utilizados formulários de pesquisa ou outros serviços contratados pela CEORT, limitados às informações necessárias à finalidade específica;
- instituições financeiras, contábeis e fiscais, no limite necessário;
- assessores jurídicos, auditores e seguradoras, quando houver fundamento legítimo e dever de confidencialidade;
- autoridades públicas, órgãos reguladores, entidades fiscalizadoras e Poder Judiciário, quando exigido ou autorizado por lei;
- terceiros envolvidos em reorganização societária, sempre com salvaguardas adequadas e observância da legislação.
Fornecedores que atuam como operadores devem tratar os dados segundo as instruções da CEORT, para finalidades definidas e com obrigações de confidencialidade, segurança e proteção de dados.
Alguns profissionais ou instituições poderão atuar como controladores independentes em relação às atividades que realizam sob responsabilidade própria. Nesses casos, deverão observar suas próprias obrigações legais e profissionais.
Os dados clínicos integrantes do prontuário são mantidos em armazenamento local sob controle da CEORT e não são compartilhados com Meta ou Google. Eventuais compartilhamentos clínicos com profissionais ou outros serviços de saúde somente ocorrerão quando necessários à assistência, solicitados pelo paciente ou autorizados pela legislação.
9. Transferências internacionais de dados
Alguns fornecedores de tecnologia podem armazenar ou acessar dados pessoais em outros países.
Essas eventuais transferências podem envolver dados administrativos mínimos utilizados em comunicações, formulários ou serviços digitais. Os prontuários e seus dados clínicos permanecem armazenados localmente pela CEORT e não são transferidos ao Google, à Meta ou ao WhatsApp.
Quando houver transferência internacional, a CEORT adotará um dos mecanismos autorizados pela LGPD e pela regulamentação da ANPD, além de medidas compatíveis com a natureza dos dados e os riscos envolvidos. Esses mecanismos podem incluir cláusulas-padrão contratuais aprovadas pela ANPD ou outra garantia legalmente válida.
As transferências serão limitadas ao necessário para finalidades legítimas, específicas e informadas. Informações adicionais sobre fornecedores, países envolvidos e mecanismos aplicáveis poderão ser solicitadas pelo canal de privacidade.
10. Dados de crianças e adolescentes
O tratamento de dados de crianças e adolescentes será realizado conforme seu melhor interesse e a legislação aplicável.
As informações cadastrais e as autorizações necessárias serão obtidas junto aos pais ou responsáveis legais, ressalvadas as hipóteses em que o tratamento seja permitido por outra base legal, como tutela da saúde, proteção da vida ou cumprimento de obrigação legal ou regulatória.
Os responsáveis podem exercer, em nome do paciente, os direitos previstos nesta Política, mediante comprovação da identidade e da representação legal. A CEORT também considerará a autonomia progressiva do adolescente, o sigilo profissional e as demais normas aplicáveis ao atendimento em saúde.
11. Por quanto tempo os dados são mantidos
Os dados são mantidos pelo período necessário ao cumprimento das finalidades para as quais foram tratados e dos prazos legais, regulatórios, éticos e profissionais aplicáveis.
Os critérios de retenção podem variar conforme a categoria de dado:
- prontuários e documentos assistenciais são conservados conforme a legislação e as normas dos conselhos profissionais;
- dados de faturamento, convênios e documentos fiscais são mantidos pelos prazos legais aplicáveis;
- dados de agendamento e comunicação são mantidos enquanto necessários à prestação dos serviços, à comprovação das atividades e ao exercício de direitos;
- respostas de pesquisas são mantidas pelo período necessário à análise e, sempre que possível, anonimizadas;
- registros de solicitações relacionadas à LGPD são mantidos pelo período necessário à comprovação do atendimento e ao cumprimento de obrigações.
Encerradas as finalidades e os prazos aplicáveis, os dados serão eliminados, anonimizados ou conservados de forma restrita quando a LGPD permitir sua manutenção.
12. Cookies e tecnologias semelhantes
O site utiliza cookies estritamente necessários ao seu funcionamento, à segurança e à manutenção das preferências essenciais do usuário.
Se forem utilizados cookies analíticos, de desempenho, publicidade ou tecnologias de terceiros, eles deverão ser apresentados em ferramenta de gestão de preferências e somente serão ativados conforme a legislação e a escolha do usuário, quando o consentimento for necessário.
O usuário poderá alterar suas preferências a qualquer momento por meio do mecanismo disponibilizado no site.
As informações sobre categorias, fornecedores, finalidades e duração dos cookies deverão permanecer disponíveis no painel de preferências.
13. Segurança da informação
A CEORT adota medidas técnicas e administrativas proporcionais à natureza dos dados e aos riscos do tratamento, com o objetivo de prevenir acesso não autorizado e situações acidentais ou ilícitas de destruição, perda, alteração, comunicação ou uso inadequado.
As medidas podem incluir, conforme o sistema e a atividade:
- controle de acesso baseado em necessidade;
- autenticação e gestão de credenciais;
- proteção das comunicações e dos dados armazenados;
- cópias de segurança e procedimentos de continuidade;
- atualização e monitoramento de sistemas;
- obrigações de confidencialidade;
- orientação e treinamento das equipes;
- avaliação de fornecedores;
- procedimentos para resposta a incidentes.
Nenhum sistema é completamente imune a riscos. Em caso de incidente que possa causar risco ou dano relevante, a CEORT adotará as medidas de contenção, investigação, correção e comunicação exigidas pela legislação e pela regulamentação da ANPD.
O canal de privacidade também pode ser utilizado para comunicar suspeitas de perda, acesso indevido ou uso irregular de dados pessoais.
Os prontuários clínicos são mantidos em ambiente local, com acesso restrito às pessoas autorizadas segundo suas funções e necessidades assistenciais ou administrativas.
14. Direitos dos titulares
O titular ou seu representante legal pode solicitar, conforme aplicável:
- confirmação da existência de tratamento;
- acesso aos dados pessoais;
- correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
- anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade com a LGPD;
- portabilidade, observadas a regulamentação da ANPD, os segredos comercial e industrial e as particularidades dos dados de saúde;
- eliminação dos dados tratados com consentimento, ressalvadas as hipóteses legais de conservação;
- informação sobre entidades públicas e privadas com as quais houve compartilhamento;
- informação sobre a possibilidade de negar consentimento e as consequências da negativa;
- revogação do consentimento;
- oposição a tratamento realizado sem consentimento quando houver descumprimento da LGPD;
- revisão de decisões tomadas unicamente com base em tratamento automatizado que afetem seus interesses, caso esse tipo de tratamento seja realizado;
- informações sobre os critérios e procedimentos utilizados em decisões automatizadas, observados os limites legais;
- peticionamento perante a ANPD e os órgãos de defesa do consumidor.
O exercício desses direitos é gratuito. Alguns direitos podem ser limitados por obrigações legais, regulatórias, éticas ou profissionais, pelo sigilo de terceiros, pela necessidade de preservação do prontuário ou por outras hipóteses previstas em lei. Nesses casos, a CEORT informará os motivos que impedirem o atendimento integral da solicitação.
15. Como exercer seus direitos (incluindo a exclusão de dados)
As solicitações — inclusive o pedido de exclusão dos seus dados pessoais — podem ser encaminhadas ao canal de privacidade indicado na seção 16, pelo e-mail contato@clinicaceort.com.br ou pelo telefone/WhatsApp (16) 3234-3281.
Para proteger o sigilo e evitar fraudes, a CEORT poderá solicitar informações ou documentos necessários à confirmação da identidade do requerente e, quando aplicável, da representação legal. Serão solicitados apenas os dados necessários para essa verificação.
As respostas serão fornecidas nos prazos e formatos previstos na legislação. Se a CEORT não puder atender imediatamente ou integralmente a uma solicitação, apresentará as razões aplicáveis. Parte dos dados poderá ser conservada quando houver obrigação legal de guarda — em especial a manutenção obrigatória do prontuário —, sendo os dados eliminados ou anonimizados ao fim do prazo legal.
16. Encarregado pelo tratamento de dados
O encarregado atua como canal de comunicação entre a CEORT, os titulares e a ANPD.
Encarregado: Dr. Leandro Queiroz Pinheiro
E-mail: contato@clinicaceort.com.br
Telefone: (16) 3234-3281
Endereço para correspondência: Rua Eliseu Guilherme, 708 — Jardim Sumaré, Ribeirão Preto/SP, CEP 14.025-020.
O canal pode ser utilizado para exercer direitos, solicitar esclarecimentos sobre esta Política ou comunicar suspeitas de incidentes relacionados a dados pessoais.
17. Alterações desta Política
Esta Política poderá ser atualizada para refletir alterações legais, regulatórias, tecnológicas ou operacionais.
A versão vigente permanecerá disponível nesta página, acompanhada da data da última atualização. Alterações relevantes poderão ser comunicadas por meios adicionais quando necessário.
18. Contato institucional
CEORT — Centro Especializado de Ortopedia e Traumatologia S.S.
CNPJ 00.928.352/0001-01 · CRM/SP 918.372
Rua Eliseu Guilherme, 708 — Jardim Sumaré
Ribeirão Preto/SP — CEP 14.025-020
Telefone: (16) 3234-3281
E-mail: contato@clinicaceort.com.br
Responsável técnico: Dr. Leandro Queiroz Pinheiro — CRM/SP 124.492 · RQE 47.129.